Template n8n · Pack Conformité & Audit

Relancer automatiquement les dossiers incomplets avec n8n

Les relances sont la partie la plus rentable et la plus négligée de la collecte de dossiers. Ce workflow s'en charge : chaque matin de semaine, il lit les dossiers incomplets dans Supabase, fait rédiger une relance personnalisée par l'IA, l'envoie, trace la date, puis résume la tournée sur Slack.

$ n8n import:workflow --input=relances-automatiques-dossiers.json
✔ Import réussi — 8 nodes, connexions valides

Le problème que ça règle

Entre 30 et 50 % des dossiers démarrés ne se terminent pas sans relance — et la relance manuelle est précisément la tâche qui saute quand la semaine se remplit. Résultat : des audits qui traînent des mois pour trois questions restantes.

L'automatisation naïve (le même email générique en boucle) irrite plus qu'elle ne relance. Ici, chaque message est rédigé par le modèle à partir du contexte du dossier — nom, ancienneté, relances précédentes — avec un ton courtois qui vieillit bien.

Comment le workflow fonctionne, node par node

1. 01

   Chaque matin à 9h

   Planification (cron)

   Cron 0 9 * * 1-5 : jours ouvrés uniquement — une relance reçue le dimanche dessert le propos.

2. 02

   Dossiers incomplets

   Supabase

   Sélectionne les lignes de la table dossiers au statut incomplet : le périmètre exact de la tournée du jour.

3. 03

   Boucle

   Boucle (batches)

   Traite les dossiers un par un : chaque itération rédige, envoie et trace une relance, puis revient au début jusqu'à épuisement de la liste.

4. 04

   Rédiger la relance

   Chaîne LLM

   Compose l'email à partir du dossier (nom, identifiant, date de dernière relance) : courtois, bref, avec un rappel clair de ce qui reste à faire.

5. 05

   Modèle OpenAI

   Modèle OpenAI

   Sous-node ai_languageModel : la personnalisation de masse est exactement le cas d'usage où le LLM surclasse le modèle d'email à trous.

6. 06

   Envoyer l'email de relance

   Envoi d'email

   Envoie via votre SMTP, avec l'adresse d'expéditeur de votre domaine — délivrabilité et image professionnelle.

7. 07

   Marquer comme relancé

   Supabase

   Met à jour last_reminder_at sur le dossier : traçabilité complète et garde-fou contre les doubles relances, avant de rendre la main à la boucle.

8. 08

   Résumé des relances sur Slack

   Slack

   Branche « done » : une fois tous les dossiers traités, un message récapitule la tournée — supervision sans ouvrir n8n.

Ce qu'il faut pour le faire tourner

• ✔n8n ≥ 1.60 avec les nodes LangChain
• ✔Un projet Supabase avec la table dossiers (SQL fourni dans le guide du pack)
• ✔Une clé API OpenAI
• ✔Un SMTP configuré (SPF/DKIM recommandés) et un bot Slack pour le récapitulatif

Pistes de personnalisation

• →Espacer les relances en filtrant sur last_reminder_at (ex. pas de relance à moins de 3 jours de la précédente)
• →Escalader le ton à la troisième relance en passant le compteur au prompt
• →Basculer le canal vers SMS ou WhatsApp pour les publics peu réactifs à l'email